CRM em Excel: base de dados de clientes
Para um empresário em nome individual ou uma PME com poucos comerciais, um CRM por subscrição pode ser excessivo. Este modelo transforma o Excel numa base de dados de clientes e oportunidades: empresa, contacto, e-mail, telemóvel, origem, fase, valor em euros, comercial responsável e a próxima ação com prazo.
Ao escolher a fase, a probabilidade de fecho e o valor ponderado são preenchidos automaticamente. Os contactos sem novidades há 30 dias ou mais ficam a laranja e as ações com prazo ultrapassado a vermelho. A folha Funil de vendas resume oportunidades e valores por fase com gráfico, o que foi ganho no ano e a taxa de sucesso, e a folha Atividades guarda o registo de chamadas, e-mails, reuniões e mensagens.
O que inclui
- Ficheiro de clientes com empresa, contacto, e-mail, telemóvel, origem, fase, valor, comercial e data de fecho
- Probabilidade por fase e valor ponderado calculados para cada oportunidade
- Dias sem contacto com alerta a partir de 30 dias e ações em atraso a vermelho
- Resumo do funil com oportunidades em aberto, previsão ponderada, ganho no ano, taxa de sucesso e gráfico
- Registo de atividades com lista pendente das empresas, pronto a usar no Excel, Google Sheets ou LibreOffice
Como usar
- Apague as linhas de exemplo nas folhas Clientes e Atividades.
- Registe cada cliente ou oportunidade com origem, fase e valor estimado sem IVA.
- Indique a próxima ação e o prazo de cada oportunidade em aberto.
- Após cada chamada ou reunião, atualize o último contacto e registe-a em Atividades.
- Uma vez por semana, reveja o funil e trate primeiro o que está a vermelho.
Como tirar partido do seu CRM em Excel
Uma base de dados de clientes só ajuda se estiver em dia. Habitue-se a fechar cada contacto com uma próxima ação e uma data, mesmo que seja apenas voltar a ligar daqui a um mês.
Registe os valores sem IVA, para que a previsão seja comparável com a faturação. Quando um negócio é adjudicado ou perdido, mude a fase e indique a data de fecho; a linha sai do funil em aberto mas fica no histórico.
RGPD: nomes, e-mails e telemóveis de pessoas são dados pessoais, mesmo quando trabalham numa empresa. Guarde apenas o necessário, peça consentimento antes de enviar comunicações de marketing, proteja o ficheiro com palavra-passe ou numa pasta de acesso restrito e apague os dados de quem o pedir. A CNPD publica orientações para empresas; isto não é aconselhamento jurídico.
Perguntas frequentes
O modelo de CRM é gratuito?
Sim. Pode descarregar o ficheiro Excel ou fazer uma cópia no Google Sheets, sem registo e sem custos.
Como é calculada a previsão ponderada?
O valor de cada oportunidade é multiplicado pela probabilidade da sua fase, definida na tabela Por fase da folha Funil de vendas. A previsão soma esses valores das oportunidades ainda em aberto.
Posso alterar as fases de venda?
Pode. Altere os nomes e as percentagens na tabela Por fase; a lista pendente da folha Clientes acompanha. Mantenha Ganho e Perdido, com esses nomes, nas duas últimas linhas: os indicadores e as cores dependem delas.
Ter os clientes num Excel cumpre o RGPD?
O RGPD não proíbe folhas de cálculo. Importa ter um fundamento para guardar os dados, limitar o acesso e responder a pedidos de acesso ou apagamento. O modelo não faz isso por si.
Dúvida ou problema com este modelo? Contacte-nos
