Fichier clients et suivi des prospects sur Excel
Indépendant, artisan ou petite agence : avant d'investir dans un logiciel CRM, un fichier clients bien tenu suffit souvent. Ce modèle réunit sur une seule feuille la société, le contact, l'e-mail, le téléphone, l'origine du prospect, l'étape commerciale, le montant HT en euros, le commercial en charge et la prochaine action avec son échéance.
Dès que vous choisissez l'étape, la probabilité de signature et le montant pondéré s'affichent. Les prospects sans nouvelles depuis 30 jours ou plus passent en orange, les relances en retard en rouge. La feuille Pipeline synthétise opportunités et montants par étape avec un graphique, le chiffre gagné sur l'année et le taux de transformation, et l'Historique garde la trace des appels, e-mails et rendez-vous.
Ce que contient le modèle
- Fichier clients avec société, contact, e-mail, téléphone, origine, étape, montant, commercial et date de clôture
- Probabilité par étape et montant pondéré calculés pour chaque opportunité
- Jours sans contact avec alerte dès 30 jours et relances en retard en rouge
- Synthèse du pipeline : opportunités en cours, prévisionnel pondéré, gagné sur l'année, taux de transformation, graphique
- Historique des échanges avec liste déroulante des sociétés, utilisable sous Excel, Google Sheets ou LibreOffice
Mode d'emploi
- Supprimez les lignes d'exemple des feuilles Clients et Historique.
- Saisissez chaque prospect ou client avec son origine, son étape et le montant HT estimé.
- Indiquez la prochaine action et son échéance pour chaque opportunité en cours.
- Après chaque échange, mettez à jour le dernier contact et notez-le dans l'Historique.
- Chaque semaine, ouvrez le Pipeline et traitez d'abord les relances en rouge.
Bien tenir son fichier clients
La plupart des affaires perdues le sont faute de relance, pas à cause du prix. Après l'envoi d'un devis, fixez tout de suite une prochaine action datée : le fichier vous la rappellera en rouge si elle passe.
Saisissez les montants hors taxes pour que le prévisionnel colle à votre chiffre d'affaires. La colonne Origine vous dira au bout de quelques mois si les salons, la recommandation ou LinkedIn rapportent le plus.
RGPD : les noms, e-mails et numéros de téléphone de vos interlocuteurs sont des données personnelles, même en B2B. Ne gardez que le nécessaire, recueillez le consentement avant d'envoyer de la prospection commerciale, protégez le fichier par mot de passe ou un partage restreint et supprimez les données sur demande. La CNIL propose des guides pour les TPE ; ceci n'est pas un conseil juridique.
Questions fréquentes
Ce modèle CRM est-il vraiment gratuit ?
Oui. Téléchargez le fichier Excel ou copiez-le dans Google Sheets, sans inscription ni abonnement.
Comment est calculé le prévisionnel pondéré ?
Chaque montant est multiplié par la probabilité de son étape, réglée dans le tableau Par étape de la feuille Pipeline. Le prévisionnel additionne ces montants pour les affaires ni gagnées ni perdues.
Puis-je modifier les étapes commerciales ?
Oui. Changez les noms et pourcentages dans le tableau Par étape ; la liste déroulante de la feuille Clients suit. Gardez Gagné et Perdu, sous ces noms exacts, sur les deux dernières lignes : les indicateurs et les couleurs en dépendent.
Un fichier clients Excel est-il conforme au RGPD ?
Le RGPD n'impose pas d'outil précis. Ce qui compte : une finalité claire, des données limitées, un accès protégé, une durée de conservation définie et la réponse aux demandes d'accès ou d'effacement. Le modèle ne le fait pas à votre place.
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