Kundenverwaltung in Excel (CRM-Vorlage)
Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Agenturen brauchen oft kein CRM-Abo, sondern eine saubere Kundenliste mit Wiedervorlage. Diese Vorlage verwaltet Kunden und Verkaufschancen auf einem Blatt: Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Quelle, Phase, Auftragswert in Euro, Betreuer und der nächste Schritt mit Fälligkeitsdatum.
Sobald Sie die Phase wählen, erscheinen Abschlusswahrscheinlichkeit und gewichteter Wert. Kontakte, die seit 30 Tagen oder länger ruhen, werden orange markiert, überfällige Wiedervorlagen rot. Das Blatt Pipeline fasst Verkaufschancen und Volumen je Phase mit Diagramm zusammen, zeigt den im Jahr gewonnenen Umsatz und die Abschlussquote, und im Kontaktverlauf halten Sie Anrufe, E-Mails und Termine mit Datum fest.
Was enthalten ist
- Kundendatenbank mit Firma, Kontakt, E-Mail, Telefon, Quelle, Phase, Auftragswert, Betreuer und Abschlussdatum
- Abschlusswahrscheinlichkeit je Phase und gewichteter Wert pro Verkaufschance
- Tage seit dem letzten Kontakt mit Hinweis ab 30 Tagen, überfällige Wiedervorlagen in Rot
- Pipeline-Übersicht mit offenem und gewichtetem Volumen, Gewinn im Jahr, Abschlussquote und Diagramm
- Kontaktverlauf mit Auswahlliste der Firmen, nutzbar in Excel, Google Tabellen und LibreOffice (Druck auf A4)
So funktioniert es
- Löschen Sie die Beispielzeilen auf den Blättern Kunden und Kontaktverlauf.
- Tragen Sie jeden Interessenten mit Quelle, Phase und geschätztem Nettoauftragswert ein.
- Legen Sie für jede offene Verkaufschance den nächsten Schritt und ein Fälligkeitsdatum fest.
- Aktualisieren Sie nach jedem Gespräch den letzten Kontakt und notieren Sie es im Kontaktverlauf.
- Prüfen Sie wöchentlich die Pipeline und arbeiten Sie zuerst die roten Termine ab.
So bleibt Ihre Kundenverwaltung aktuell
Die wichtigste Spalte ist der nächste Schritt. Eine Verkaufschance ohne Wiedervorlage gerät schnell in Vergessenheit, gerade nach dem Versand eines Angebots. Sortieren Sie montags nach Fällig, dann haben Sie die Nachfassliste für die Woche.
Tragen Sie Auftragswerte netto ein, also ohne Umsatzsteuer. So passt die Pipeline zu Ihren Umsatzzahlen. Die Quelle zeigt nach einigen Monaten, ob sich Messen, Empfehlungen oder LinkedIn für Sie am meisten lohnen.
DSGVO: Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Ansprechpartnern sind personenbezogene Daten. Speichern Sie nur, was Sie für die Geschäftsbeziehung brauchen, holen Sie für Werbe-E-Mails eine Einwilligung ein, schützen Sie die Datei mit Passwort oder eingeschränktem Zugriff und löschen Sie Daten auf Wunsch. Das ist ein allgemeiner Hinweis, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist die CRM-Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können die Excel-Datei herunterladen oder eine Kopie in Google Tabellen öffnen, ohne Anmeldung und ohne Kosten.
Wie wird die gewichtete Pipeline berechnet?
Jeder Auftragswert wird mit der Wahrscheinlichkeit seiner Phase multipliziert, die in der Tabelle Nach Phase auf dem Blatt Pipeline steht. Summiert werden nur Verkaufschancen, die weder gewonnen noch verloren sind.
Kann ich eigene Vertriebsphasen verwenden?
Ja. Ändern Sie Namen und Prozentwerte in der Tabelle Nach Phase; die Auswahlliste auf dem Blatt Kunden übernimmt sie. Gewonnen und Verloren sollten mit genau diesen Namen in den letzten beiden Zeilen bleiben, weil Kennzahlen und Farbmarkierungen darauf aufbauen.
Darf ich Kundendaten in Excel speichern?
Die DSGVO schreibt kein bestimmtes Programm vor. Entscheidend sind Zweckbindung, Datensparsamkeit, Zugriffsschutz und dass Sie Auskunfts- und Löschanfragen erfüllen. Das müssen Sie selbst organisieren.
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