Rechnungsvorlage für Excel
Mit dieser Rechnungsvorlage schreiben Sie in wenigen Minuten eine saubere Rechnung. Ihre Firmendaten tragen Sie einmal ein, danach nur noch Empfänger, Leistungen und Preise. Positionsbeträge, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnet die Vorlage, das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Zahlungsziel.
Sie ist auf Deutschland ausgelegt: Euro, deutsches Datumsformat, A4, Felder für USt-IdNr. oder Steuernummer und eine Bankverbindung mit IBAN. Kleinunternehmer setzen die Umsatzsteuer einfach auf 0 %.
Was enthalten ist
- Automatische Berechnung von Positionen, Zwischensumme, Rabatt, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag
- Steuersatz änderbar: 19 %, 7 % oder 0 % für Kleinunternehmer
- Fälligkeitsdatum aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel
- Felder für USt-IdNr., Steuernummer, IBAN und BIC
- Druck auf einer A4-Seite und PDF-Export. Läuft in Excel, Google Tabellen und LibreOffice
So funktioniert es
- Name, Anschrift und USt-IdNr. oder Steuernummer im Bereich Rechnungssteller eintragen.
- Name und Anschrift des Empfängers ergänzen.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Zahlungsziel festlegen.
- Jede Leistung mit Menge und Einzelpreis erfassen.
- Steuersatz prüfen, als PDF speichern und versenden.
Pflichtangaben einer Rechnung
Nach § 14 UStG braucht eine Rechnung unter anderem Namen und Anschrift von Ihnen und vom Empfänger, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen sowie den Steuerbetrag.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken das auf der Rechnung. Seit 2025 gilt die Regelung, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.
Im B2B-Geschäft wird die E-Rechnung Pflicht: Empfangen müssen Unternehmen sie seit 2025, ausstellen ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 alle. Dann braucht es ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für Privatkunden und Kleinbeträge bleibt eine PDF-Rechnung wie diese zulässig.
Häufige Fragen
Ist die Rechnungsvorlage kostenlos?
Ja. Sie können beliebig viele Rechnungen damit schreiben, ohne Anmeldung und ohne Namensnennung.
Ich bin Kleinunternehmer. Was muss ich ändern?
Setzen Sie den Steuersatz auf 0 % und ergänzen Sie in der Notiz den Hinweis auf § 19 UStG. Der Gesamtbetrag entspricht dann dem Nettobetrag.
Wie speichere ich die Rechnung als PDF?
In Excel über Datei, Speichern unter und PDF. In Google Tabellen über Datei, Herunterladen, PDF. Der Druckbereich ist bereits auf eine A4-Seite eingestellt.
Gilt die Vorlage als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Vorlage eignet sich für Privatkunden und bis zum Ende der Übergangsfristen auch im B2B-Bereich.
