CRM en Excel para pymes y autónomos
Si eres autónomo o tienes una pyme pequeña, probablemente no necesitas pagar una licencia de CRM para saber a quién llamar mañana. Esta plantilla convierte Excel en una base de datos de clientes y oportunidades: empresa, persona de contacto, email, teléfono, de dónde viene, en qué fase está, cuánto vale en euros y cuál es la próxima acción con su fecha.
Al elegir la fase, la probabilidad de cierre y el importe ponderado se rellenan solos. La columna de días sin contacto avisa en naranja de los clientes que llevan un mes sin noticias y las acciones vencidas se ponen en rojo. La hoja Embudo de ventas resume oportunidades e importes por fase con un gráfico, lo ganado en el año y tu tasa de éxito, y la hoja Actividades guarda el historial de llamadas, emails, reuniones y WhatsApp.
Qué incluye
- Base de datos de clientes con empresa, contacto, email, teléfono, origen, fase, importe, comercial y fecha de cierre
- Probabilidad por fase e importe ponderado calculados en cada oportunidad
- Días sin contacto con aviso a partir de 30 días y próximas acciones vencidas en rojo
- Resumen del embudo: oportunidades abiertas, previsión ponderada, ganado en el año, tasa de éxito y gráfico
- Registro de actividades con lista desplegable de empresas, válido para Excel, Google Sheets y LibreOffice
Cómo usarla
- Borra las filas de ejemplo de las hojas Clientes y Actividades.
- Da de alta cada cliente u oportunidad con su origen, fase e importe estimado sin IVA.
- Escribe la próxima acción y la fecha en que vence para cada oportunidad abierta.
- Tras cada llamada o reunión, actualiza el último contacto y apúntala en Actividades.
- Una vez por semana revisa el embudo y empieza por las fechas en rojo.
Consejos para que tu CRM en Excel funcione
Un CRM solo sirve si se actualiza. Reserva diez minutos al final de cada día para apuntar lo que has hablado con cada cliente y fijar la próxima acción. Si una oportunidad no tiene siguiente paso, lo más probable es que se enfríe.
Introduce los importes sin IVA: así el embudo es comparable con tu facturación real y no inflas la previsión con impuestos que no son ingresos.
Protección de datos (RGPD y LOPDGDD): los nombres, emails y teléfonos de personas son datos personales aunque trabajen en una empresa. Guarda solo lo necesario, pide consentimiento antes de enviar comunicaciones comerciales, protege el archivo con contraseña o en una carpeta con acceso restringido y borra los datos de quien lo solicite. La AEPD tiene guías para pymes y autónomos; esto no es asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿La plantilla de CRM es gratis?
Sí. Puedes descargar el Excel o hacer una copia en Google Sheets y usarla sin registro ni periodo de prueba.
¿Cómo se calcula la previsión ponderada?
Cada importe se multiplica por la probabilidad de su fase, que está en la tabla Por fase de la hoja Embudo de ventas. La previsión suma esos importes de las oportunidades que aún no están ganadas ni perdidas.
¿Puedo cambiar las fases de venta?
Sí. Cambia los nombres y porcentajes en la tabla Por fase; la lista desplegable de la hoja Clientes se actualiza sola. Deja Ganado y Perdido, con esos mismos nombres, en las dos últimas filas: las cifras clave y los colores dependen de ellas.
¿Cumple el RGPD tener los clientes en un Excel?
La herramienta no es el problema: lo importante es qué datos guardas, para qué, quién tiene acceso y si atiendes las solicitudes de acceso o supresión. La plantilla no lo gestiona por ti.
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