CRM en Excel: cartera de clientes y embudo de ventas
Para un negocio pequeño o un vendedor independiente, la cartera de clientes suele vivir en el celular, en WhatsApp y en una libreta. Este formato la junta en un solo Excel: empresa, contacto, correo, teléfono, de dónde llegó el prospecto, en qué etapa va, el monto en pesos, quién lo atiende y cuál es el siguiente paso con su fecha límite.
Al elegir la etapa, la probabilidad de cierre y el monto ponderado se calculan solos. Los prospectos que llevan 30 días o más sin contacto se marcan en naranja y las acciones vencidas en rojo. La hoja Embudo de ventas suma prospectos y montos por etapa con una gráfica, lo ganado en el año y tu tasa de éxito, y la hoja Actividades lleva el historial de llamadas, correos, juntas y mensajes de WhatsApp.
Qué incluye
- Cartera de clientes con empresa, contacto, correo, teléfono, origen, etapa, monto, vendedor y fecha de cierre
- Probabilidad por etapa y monto ponderado de cada prospecto
- Días sin contacto con alerta a partir de 30 días y fechas límite vencidas en rojo
- Resumen del embudo con prospectos abiertos, pronóstico ponderado, ganado en el año, tasa de éxito y gráfica
- Historial de actividades con lista desplegable de empresas. Sirve en Excel, Google Sheets y LibreOffice, tamaño carta
Cómo usarla
- Borra los renglones de ejemplo en Cartera de clientes y en Actividades.
- Captura cada prospecto con su origen, etapa y el monto estimado antes de IVA.
- Anota el siguiente paso y la fecha límite de cada prospecto abierto.
- Después de cada llamada o junta actualiza el último contacto y regístrala en Actividades.
- Cada lunes revisa el embudo y atiende primero lo que está en rojo.
Cómo sacarle provecho a tu cartera de clientes
Muchas ventas se pierden por falta de seguimiento, no por precio. Si cada prospecto tiene una próxima acción con fecha, nadie se queda sin respuesta después de mandar la cotización.
Captura los montos antes de IVA para que el pronóstico se compare con lo que realmente vas a facturar. Si vendes a crédito, la fecha de cierre es cuando se firma, no cuando te pagan.
Datos personales (LFPDPPP): nombres, correos y teléfonos de personas son datos personales aunque trabajen en una empresa. Guarda solo lo que necesitas para la relación comercial, ten a la mano tu aviso de privacidad, pide permiso antes de mandar publicidad, protege el archivo y borra los datos de quien te lo pida. Esto es una recomendación general, no asesoría legal.
Preguntas frecuentes
¿El formato de cartera de clientes es gratis?
Sí. Descarga el Excel o ábrelo como copia en Google Sheets, sin registro y sin costo.
¿Qué es el monto ponderado?
Es el monto del prospecto multiplicado por la probabilidad de su etapa. Sumar los montos ponderados de los prospectos abiertos te da un pronóstico más realista que sumar todo.
¿Puedo poner mis propias etapas, como Cotización enviada?
Sí. Cambia los nombres y porcentajes en la tabla Por etapa de la hoja Embudo de ventas; la lista de la cartera se actualiza. Deja Ganado y Perdido, con esos nombres, en los dos últimos renglones: los indicadores y los colores dependen de ellos.
¿Lo puedo usar con mi equipo de ventas?
Sí. En Google Sheets todos editan el mismo archivo; usa la columna Vendedor y filtra para que cada quien vea sus prospectos.
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