Control de caja chica y arqueo
Controle el fondo fijo de caja chica de su empresa sin perder un solo vale. Capture el saldo inicial del fondo y registre cada egreso con su número de vale, concepto y rubro, y cada reposición como ingreso. El saldo se actualiza en cada renglón, así sabe en todo momento cuánto efectivo debe quedar en la caja.
En la hoja Arqueo de caja anote cuántas piezas tiene de cada denominación, de billetes de $1,000 a monedas de 50 centavos. La plantilla suma el conteo, lo compara con el saldo esperado y marca el faltante o sobrante en rojo. Además le dice el monto exacto para reponer el fondo fijo autorizado.
Qué incluye
- Registro de vales y reposiciones con saldo actualizado en cada renglón
- Lista desplegable de rubros y resumen por rubro del mes y acumulado
- Resumen mensual con saldo inicial y final, ingresos, egresos y número de movimientos
- Formato de arqueo con billetes y monedas mexicanos, saldo esperado contra contado
- Monto de reposición para completar el fondo fijo de caja chica
- Funciona en Excel, Google Sheets y LibreOffice; se imprime en tamaño carta
Cómo usarla
- Borre los movimientos de ejemplo y capture la empresa, la fecha de apertura y el monto del fondo fijo.
- Ajuste los rubros en la hoja Conceptos según los gastos que paga con caja chica.
- Registre cada vale el mismo día y engrape el ticket o la factura al vale.
- Haga el arqueo de caja antes de cada reposición o en una fecha sorpresa.
- Solicite la reposición por el monto que indica la hoja y regístrela como ingreso.
Buenas prácticas de caja chica
Defina un fondo fijo por escrito y un responsable único. La suma de vales comprobados más el efectivo en caja siempre debe dar el fondo; si no da, falta un comprobante o hay un error de captura.
Pida factura (CFDI) a nombre de la empresa siempre que pueda. Un ticket simple sirve para el control interno, pero su contador necesitará la factura para deducir el gasto. Tenga en cuenta que, por regla general, el SAT no permite deducir pagos en efectivo de más de $2,000 por operación; esos gastos conviene pagarlos con transferencia o tarjeta. Confirme los detalles con su contador.
Haga arqueos sorpresa de vez en cuando, además del arqueo antes de cada reposición. Firme el formato quien cuenta y quien custodia la caja.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un arqueo de caja?
Es el conteo físico de billetes y monedas para comprobar que coincide con el saldo registrado. La hoja Arqueo de caja suma las piezas y compara el total con el registro de caja chica.
¿Cómo registro la reposición de caja chica?
Agregue un renglón con el rubro Reposición de fondo y el importe en la columna Ingreso. El saldo vuelve al monto del fondo fijo.
¿Qué significa faltante o sobrante?
Faltante es que hay menos efectivo del que marca el registro; sobrante, que hay más. En ambos casos revise vales pendientes o errores antes de hacer un ajuste.
¿Cuántos movimientos caben?
150 renglones. Puede insertar más filas dentro de la tabla y los totales y las listas se amplían automáticamente.
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