Suivi des créances clients et relances
Ce tableau de suivi des créances clients rassemble toutes vos factures émises avec leur délai de paiement, leur échéance et les encaissements reçus, même partiels. Pour chaque facture, il calcule le reste dû, les jours de retard et la tranche d'ancienneté : non échu, 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 ou plus de 90 jours.
La feuille Balance âgée donne l'encours clients total, la part échue et les échéances des 30 prochains jours, avec un graphique par tranche. La feuille Clients répartit l'encours de chaque client par tranche, et la colonne Relance indique quand envoyer la relance 1, la relance 2 ou la mise en demeure.
Ce que contient le modèle
- Liste des factures émises avec délai en jours, échéance, montant encaissé et reste dû
- Jours de retard et tranche d'ancienneté calculés à la date d'arrêté de votre choix
- Colonne relance : relance 1, relance 2 et mise en demeure selon vos propres délais
- Indicateurs : encours total, part échue, échéances à 30 jours, plus ancien retard
- Balance âgée par client avec le nombre de factures en retard
- Champ facultatif de pénalités de retard réglé à 0 %. Compatible Excel, Google Sheets et LibreOffice
Mode d'emploi
- Supprimez les factures et les clients d'exemple.
- Saisissez chaque client une fois dans la feuille Clients, avec son contact comptable.
- Ajoutez chaque facture : client, numéro, date, délai de paiement et montant TTC.
- Notez les règlements dans la colonne Encaissé dès qu'ils arrivent sur le compte.
- Chaque semaine, traitez la colonne Relance en commençant par les mises en demeure.
- Imprimez la balance âgée en fin de mois ou transmettez-la à votre expert-comptable.
Relancer sans perdre le client
Les factures entre professionnels doivent indiquer la date d'échéance, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Vérifiez les mentions et les délais de paiement maximaux applicables à votre activité avant de remplir le champ de pénalités.
Une première relance courtoise par e-mail quelques jours après l'échéance règle la plupart des oublis. Passez ensuite au téléphone : un échange avec le service comptable débloque souvent une facture en attente de validation.
La mise en demeure par lettre recommandée est l'étape qui précède le recouvrement. Si elle reste sans effet, l'injonction de payer est une procédure simple pour les créances non contestées.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une balance âgée clients ?
C'est un tableau qui classe les sommes dues par vos clients selon leur ancienneté, en général par tranches de 30 jours. Elle sert à repérer les créances qui deviennent difficiles à recouvrer.
Comment gérer les délais à 45 jours fin de mois ?
La colonne Échéance calcule date de facture plus délai. Pour un délai fin de mois, tapez directement la date d'échéance réelle dans la cellule : les jours de retard et la tranche se basent sur cette date.
Comment saisir un avoir ?
Ajoutez le montant de l'avoir dans la colonne Encaissé de la facture concernée. Si le reste dû tombe à zéro, la facture passe en statut Réglée.
Ce modèle sert-il à faire des factures ?
Non. Pour créer la facture, utilisez notre modèle de facture. Ce tableau sert à suivre le paiement de toutes les factures déjà envoyées.
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